Kokoustekniikka

Kokoustekniikka ei ole sitä, että osaa istua kokouksessa hiljaa ja vastata, kun kysytään. Kokoukseen osallistujan tulee viedä asioiden käsittelyä aktiivisesti eteenpäin esityslistaa ja yleisesti hyväksyttyjä kokousten pelisääntöjä noudattaen. Kokous ei ole rupattelutuokio, vaan virallinen tilaisuus, jossa tehdään demokraattisia päätöksiä, jotka merkitään pöytäkirjaan.

Jokaisella demokraattisella foorumilla on taustallaan yleinen lainsäädäntö ja yleiset kokoustekniikan perusteet. Niiden lisäksi useimmilla yhdistyksillä (esimerkiksi koulujen oppilaskunnilla) on demokraattisesti hyväksytyt säännöt, jotka viime kädessä määräävät, miten kyseisellä demokratian foorumilla käyttäydytään. Säännöissä kerrotaan milloin aloitteet tulee jättää, miten ponsi eli toimenpide-ehdotus saadaan kirjattua, milloin ja miten demokraattinen elin pitää kutsua koolle ja milloin se on päätösvaltainen.

Normaalien kokousten lisäksi voidaan järjestää erilaisia keskustelukokouksia, joissa ei välttämättä tehdä sitovia päätöksiä. Näissä kokouksissa toimiminen vaatii erilaisia taitoja. Päätösten sijaan niissä saatetaan ideoida toimintaa tai keskittyä pohdiskelemaan jotain tiettyä asiaa tai ongelmaa. Tällaisissa tilaisuuksissa etusijalle nousevat luovat kokouskäytännöt sekä turvallinen ja kannustava ilmapiiri. Keskustelukokouksista ei yleensä pidetä kokouspöytäkirjaa, vaan niistä kirjoitetaan muistio, jota voidaan käyttää tulevan toiminnan tukena.

Hyvin toimivassa yhdistyksessä puheenjohtaja ja hallintoelimet etsivät alati uusia keinoja asioiden käsittelylle. Kunnan hallintoelinten kokoukset ovat päätöskokouksia, mutta kokousten välistä ajankäyttöä on haluttu myös kehittää. Asukaskokoukset ja lisääntyvä internetin käyttö päätöksenteon apuna ovat hyviä esimerkkejä tästä. Tärkeä syy uuden julkisuuslain syntymiselle oli se, että hyvä valmistelu helpottaa päätösten toteuttamista ja estää monet jälkikäteen syntyvät kiistat. Tämän vuoksi päätöksentekoa on haluttu siirtää käräjöinnistä huolellisen valmistelun puolelle.

Helsingin kaupungin verkkopalveluprojekti Ide@listi (1999-2000) listasi nuorille tarkoitetut kokousohjeet seuraavasti:

IDE@LISTIN kokouskäytäntöohjeet

Eri porukoiden kokouskäytännöt vaihtelevat jonkin verran, mutta jotain perussääntöjä on. Menettelytavat ovat joko lakisääteisiä tai löytyvät ryhmän omista säännöistä. Sääntöjen tunteminen auttaa toimimaan oikein kokoustilanteessa ja huolehtimaan oikeuksistaan kokouksen osallistujana.

Kokouskutsusta saat selville, minkä porukan kokous on kyseessä, onko kyseessä esimerkiksi vuosikokous vai hallituksen kokous, missä ja milloin kokous pidetään, mitä kokouksessa käsitellään, kuka ja koska kokouksen on kutsunut koolle.

Kokoukselle on laadittu esityslista, joka on ehdotus kokouksen työjärjestykseksi. Voit kokouksen kohdassa esityslistan hyväksyminen esittää esityslistaan muutoksia ja lisäyksiä. Kokouksen aikana voit pyytää työjärjestyspuheenvuoron, jolla voit vaikuttaa työskentelyjärjestykseen tai esittää kokoukseen pidettäväksi taukoa.

Kokouksen avaa koollekutsuja tai puheenjohtaja. Sen jälkeen kokous järjestäytyy eli kokoukselle valitaan puheenjohtaja, sihteeri ja pöytäkirjantarkastajat. Varmuuden vuoksi kannattaa valita myös ääntenlaskijat. Valitut toimihenkilöt voivat aloittaa kokouksen johtamisen heti seuraavasta pykälästä.

Seuraavaksi todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Puheenjohtaja kertoo, miten sääntöjen mukaan kokous tulee kutsua koolle, miten tällä kertaa on toimittu ja ehdottaa päätösvaltaisuutta. Jos kukaan ei vastusta, kokous on päätösvaltainen. Sitten hyväksytään työjärjestys ja ryhdytään käsittelemään varsinaisia päätösasioita. Esityslistalla on usein kohdat ilmoitusasioille ja muille esille tuleville asioille. Lopuksi puheenjohtaja kiittää osallistujia ja päättää kokouksen.

Päätöspykälissä asia esitellään, siitä avataan keskustelu, keskustelu päätetään, todetaan tehdyt ehdotukset ja se, onko niitä kannatettu. Jos kannatettuja ehdotuksia on vain yksi, todetaan se päätökseksi ja asia loppuun käsitellyksi. Puheenjohtajan tehtävänä on huolehtia, että kaikki halukkaat saavat puheenvuoron pyytämisjärjestyksessä ja että kannatetut vaihtoehdot otetaan käsittelyyn. Puheenjohtaja tekee yhteenvedon esityksistä ennen päätöstä. Jos kannatettuja ehdotuksia on useita, suoritetaan äänestys, jonka menettelytavan puheenjohtaja hyväksyttää kokouksella. ääntenlaskijat laskevat äänet ja ilmoittavat puheenjohtajalle tuloksen. Puheenjohtaja kertoo tuloksen kokoukselle ja ellei kokouksella ole huomautettavaa, äänestyksen tulos tulee lopputulokseksi. Sen jälkeen puheenjohtaja vielä kertaa päätöksen ja päättää asiakohdan käsittelyn.

Puheenvuorot pyydetään nostamalla kättä. Repliikki -puheenvuoro on lyhyt kommentti edelliseen puheenvuoroon ja sen saa heti. Sanomalla ” työjärjestykseen ” saat puheenvuoron ja voit vaikuttaa kokouksen kulkuun esimerkiksi asioiden käsittelyjärjestykseen tai taukoihin tai puheenjohtajan työskentelyyn.

Voit sanoutua irti kokouksen päätöksestä jättämällä siihen heti päätöksen julistamisen jälkeen eriävän mielipiteen perusteltuna ja kirjallisesti, joka merkitään kokouksen pöytäkirjaan. Eriävä mielipide vapauttaa sinut päätöksen aiheuttamasta poliittisesta tai taloudellisesta vastuusta.

Helpotat omaa ja muiden kokousta jos:

• puhut lyhyesti ja teet selkeitä ehdotuksia, jotka myös perustelet.
• tartut keskusteluun heti, sillä asiat menevät eteenpäin nopeasti.
• ilmaiset kannatuksesi selkeästi. Kannatetut ehdotukset päätyvät vaihtoehdoiksi äänestystilanteeseen.

Vaalitilanteessa ei ehdotusta tarvitse kannattaa.

Muista, että edellä mainittu väite siitä, että eriävä mielipide vapauttaisi sinut päätöksen aiheuttamasta taloudellisesta vastuusta ei ole aukoton. Jos toiminta on laitonta tai peräti rikollista, kaikki hallituksen jäsenet kantavat vastuun. Myös selvä sääntöjen vastainen toiminta sitoo kaikkia hallituksen jäseniä.